Integritetspolicy


Giltig från och med 2018-05-21.

 

Proval är ett mindre konsultbolag inom rekrytering och interimslösningar som är måna om våra kandidaters personliga integritet. Vi ser det som en självklarhet att du som kandidat ska kunna känna dig trygg med att din personliga information tas omhand på ett lagenligt vis. Vi insamlar endast det som är nödvändigt för att kunna hantera och erbjuda våra kandidater, konsulter, kunder och leverantörer den tjänst som vi avser tillhandahålla.

I nedanstående integritetspolicy vill vi informera er i vilken typ, omfattning och i vilket syfte vi samlar in personuppgifter. Ansvaret för efterlevnaden av denna policy är Proval AB och dess dotterbolag. Policyn gäller för våra kandidater, kunder, leverantörer och andra intressenter. Olika delar av nedanstående policy kommer att vara relevant för dig beroende på vilken relation du har med Proval och dessa dotterbolag.

Vi eventuella frågor avseende denna integritetspolicy vänligen kontakta, Thomas Sjöström Konsult och Kundansvarig på Proval AB, se kontaktinformation på hemsida.

Nedan benämns Proval AB inkl. dotterbolag som Proval och respektive motpart så som det framgår av texten.

 

1. För vem gäller policyn?

Policyn gäller för våra kandidater, kunder, leverantörer och andra intressenter som Proval har en affärsmässig relation till för att kunna bedriva och utveckla sin verksamhet.

 


2. Vilka personuppgifter samlar vi in?

Vilka personuppgifter som insamlas och hanteras beror på vilken relation du har till Proval.

Proval insamlar endast information som ter sig vara nödvändig och är ändamålsenlig för att främja verksamheten i syfte att hjälpa kandidater, kunder och leverantörer att lösa dess behov av att hitta rätt kompetens och mest lämplig personal vid en given tidpunkt. Detta kan vara som anställd, inhyrd och vidare uthyrd, rekrytering, interna konsultuppdrag etc. vilket även benämns som uppdraget.

Genom godkännande av denna Integritetspolicy samtycker du till att Proval behandlar dina personuppgifter i enlighet med denna policy. Om du inte samtycker till sådan behandling ska du inte förse oss med personuppgifter som vi efterfrågar. Vi kan då heller inte garantera att ni som kandidat fortsättningsvis är aktuell för uppdrag.

Nedan framgår vilka slags personuppgifter Proval inhämtar och hur dessa behandlas.

 

2.1 Kandidater /sökande till annonserade tjänster

Vi samlar in och använder de personuppgifter som kandidaten lämnar för att tillgodose våra kunders efterfrågan av ökad personal/konsultbehov.

Den insamlade informationen ligger till grund för att kunna göra en utvärdering och bedömning av huruvida kandidaten är kvalificerad för det specifikt annonserade konsultuppdraget eller tjänsten.

Vi kan även komma att använda insamlad information för att bedöma om kandidaten är kvalificerad för någon annan ledig tjänst eller uppdrag som vi ej ännu har publicerat på vår hemsida eller i annan media.

För att kunna utföra vår tjänst inom rekrytering- och konsultuthyrning kommer vi – efter att ha tillfrågat er – att dela er ansökan, och därmed personuppgifter, med tredje part som kan vara intresserad av dig som kandidat. Denna tredje part avser i detta sammanhang en potentiell framtida arbetsgivare eller ett företag som avser hyra in en eller flera konsulter till sin verksamhet varav att kandidaten är aktuell för kunden ifråga.

Delningen till tredje part enligt ovan sker på sådant sätt att det inte röjer onödig personlig information som i första skedet är ointressant för mottagaren. Delningen sker även i enlighet med våra anvisningar, denna integritetspolicy och alla andra lämpliga åtgärder för sekretess och säkerhet.

Nedan följer mer detaljerad information avseende vad som insamlas avseende kandidatens personuppgifter.

Med avseende på Provals tjänsteutbud i form av bemanning, rekrytering och konsultuthyrning insamlas de personuppgifter som är relevanta för dessa ändamål och uppgifter som har insänts till oss av kandidaten själv.

Proval använder sedan 2018-03-31 ett rekryteringsverktyg (TeamTailor) som möjliggör att du själv kan uppdatera, ändra eller helt ta bort information i form av personuppgifter och ansökningshandlingar så som CV etc. från vår kandidatdatabas.

Kandidater som har kontaktat Proval före 2018-05-15 och då via mail har lämnat erforderlig information till Proval med avseendet att finna ett arbete och/eller ett konsultuppdrag kommer att sparas. Denna information omfattar namn, adress, mailadress, telefonnummer, personnummer, CV, i vissa fall fotografi bilagt till CV samt i vissa fall personligt brev. Vi avser att spara denna information då kandidaten själv har valt att sända informationen till Proval, således antages att hen vill att informationen finns kvar i Provals hanteringsförfarande under en viss tid fram över (se nedan ”Sparande av personuppgifter”) Om kandidaten inte längre vill vara delaktig i Provals nätverk så tar vi självklart bort detta (se nedan ”Borttagning av information”).

Samtliga kandidater ombedes dock att på nytt connecta med oss på hemsidan och registrera sin CV. Detta görs via vår karriärsida på https://careers.proval.se/ På så sätt kan man själva även uppdatera, ändra och radera sin kandidatprofil på ett enkelt sätt.

De personuppgifter som vi kommer att hantera i samband med en ansökan till ett bemannings-/interimsuppdrag, rekrytering eller konsultlösning är bland annat: namn, adress, e-postadress, personnummer, betyg, intyg, utbildningar, arbetslivserfarenheter, referensinformation. I vissa fall kommer även kompletterade information att behandlas. Så som fotografi, resultat från tester, uppgift från bakgrundskontroll, resultat från drogtester, uppgift från referensperson (såsom omdömen och hälsa, t.ex. anmärkningar kring sjukfrånvaro) samt uppgifter som är nödvändiga för uppföljning av det aktuella uppdraget/tjänsten.

Referenser:
Då du som kandidat i samband med en ansökan till tjänst eller konsultuppdrag anger referenser är du själv skyldig att informera alla eventuella referenser som du lämnar till oss om att deras personuppgifter har lämnats ut. Du ska även informera hen om att vi kan komma att kontakta vederbörande med avseende på sökt tjänst eller konsultuppdrag.

Personuppgifter som avser referenser omfattas endast av namn, arbetsplats, befattning, mail, telefonnummer.

Fotografi:
I det fall du har bifogat ett fotografi på inlämnat CV, via mail eller via vårt rekryteringssystem, så anser vi att det är en information som du på egen hand har inlämnat och bilagt er egen information om er. I det fall en kommande/potentiell kund/uppdragsgivare önskar erhålla ett fotografi på er (tex samband med passersystem eller dyl.) Skall detta godkännas av er och samtycke ska intas separat för detta fotografi.

Tester:

Beroende på tjänsten eller uppdragets utformning och uppdragsgivarens önskemål och behov kan det hända att tjänsten/uppdraget ställer krav på att vissa tester utförs. Tester i detta avseende utgörs av kompetens-/personlighetstester för att säkerställa viss kompetens eller lämplig personlighet för tjänsten eller uppdraget. Men avseende på detta kan det på vår begäran tillkomma visst godkännande av ytterligare behandling av dessa uppgifter.

Bakgrundskontroll:
Med avseende på att vissa av Provals kunder ställer höga krav på säkerhet på de individer som ska anställas och/eller bli inhyrda konsulter kan Proval i vissa fall behöva utföra bakgrundskontroll, utdrag från belastningsregistret, kreditkontroll, hälsokontroll och/eller drogtestning av kandidaten. Sådan information kan innehålla känslig personlig information. Du kommer att då att behöva lämna godkännande till att genomföra testet samt att informationen överlämnas till kunden.

 

2.2 Känsliga personuppgifter

Vi avråder dig från att lämna känsliga personuppgifter och uppgifter som saknar relevans för rekryteringen.

Därmed avser vi att du inte ska lämna några känsliga personuppgifter såsom personuppgifter som avslöjar ras eller etniskt ursprung, politiska åsikter, religiös eller filosofisk övertygelse, genetiska uppgifter, biometriska uppgifter, uppgifter om hälsa eller uppgifter om ditt sexualliv eller sexuella läggning.

Om känsliga personuppgifter lämnas på eget initiativ kommer hanteringen och behandlingen av denna information ske på ett så sätt att det inte sprids till obehörig person utan ert separata medgivande och därutöver i enligt denna Integritetspolicy.

Väljer du att avstå från detta godkännande till aktuell kontroll och/eller samtycket att erhållen information överlämnas på ett säkert sätt till kunden kan det medföra att tjänsten eller uppdraget inte längre är aktuell för dig.

Läs gärna även Privacy policy på vår hemsida samt TeamTailors information avseende GDPR på teamtailor.se

 

2.3 Nuvarande och potentiella kunder för Proval

Proval kommer ändamålsenligt behandla kontaktpersoners personuppgifter rörande nuvarande kunder samt potentiella kunder för att bibehålla och utveckla sin verksamhet.

Sådana uppgifter utgörs bland annat av namn, adress, e-postadress, befattning, ansvarsområden och andra uppgifter som är nödvändiga för tillhandahållande och uppföljning av Provals aktuella tjänsteutbud samt för att möjliggöra framtida affärsrelationer.

 

2.4 Nuvarande och potentiella nya leverantörer till Proval

Proval kommer ändamålsenligt behandla kontaktpersoners personuppgifter rörande nuvarande leverantörer samt potentiella framtida leverantörer för att bibehålla och utveckla sin verksamhet.

Sådana uppgifter utgörs bland annat av namn, adress, e-postadress, befattning, ansvarsområden och andra uppgifter som är nödvändiga för tillhandahållande och uppföljning av Provals aktuella tjänsteutbud samt för att möjliggöra framtida affärsrelationer.

 

3. Sparande av personuppgifter

Hur länge Proval sparar informationen innehållande personuppgifter beror på vilken typ av personuppgifter samt vilket syfte personuppgiften fyller.

Proval kommer som huvudregel att spara personuppgifter som rör:

  1. Uppgifter kopplade till ansöknings- och rekryteringsprocess sparas under innevarande år för senaste aktiviteten och därefter två (2) år;
  2. Uppgifter avseende kunder och potentiella kunder i form av företag, namn, befattning, telefonnummer, mailadress, besöksadress sparas så länge kunden är aktiv eller bedöms bli aktiv eller att Proval anser att det finns en potentiell affärshändelse för Provals tjänsteutbud. Dock längst tre (3) år efter senaste kontakttillfälle alt. om personen önskar att denne tas bort från ev. kund- eller marknadsföringslista.
  3. Anställningsavtal, under innevarande år och därefter i tio (10) år.
  4. Kund- och leverantörsavtal samt uppgifter om affärshändelser, såsom uppgifter om tidrapporter, deltagare, uppdrag, lön, faktura, deklarationer, bokslut, under avtalstiden och därefter i tio (10) år.
  5. Annan information som enligt lag ska lagras över tid.

Nedan beskrivs hur informationen sparas baserat på din relation till oss och med avseende på vår verksamhets karaktär och utvecklingen av denna.

 

3.1 Kandidater

De uppgifter du insänt till oss före 2018-01-15 eller som du har registrerat i vårt rekryteringssystem kommer att sparas så länge som ditt konto är aktivt, under pågående avtalsrelation och därefter, i vissa fall, för en period som följer av lag.

Ditt konto räknas som inaktivt om du inte har loggat in på det under en sådan längre period som ger Proval skäl att tro att dina personuppgifter har blivit inaktuella. I det fall du inte har ett anställningsförhållande med Proval eller du återkallat ditt samtycke till att Proval har dina personuppgifter för sin verksamhet.

För kandidater som har insänt sina CV/meritförteckningar till oss före 2018-05-25 kommer dessa ses som aktiva under två (2) år från utgången av de år denna integritetspolicy daterats. Om inte personen i fråga insänder utträdesblanketten. Efter detta år kommer samtlig information att raderas från Proval och vederbörande får kontakta oss igen. Under tiden fram till denna tidpunkt uppmanas kandidaten registrera sitt CV etc. på vår karriärssida och i vårt rekryteringssystem. (punkt 1 ovan).

Önskar du återkalla sitt samtycke att medverka i Provals nätverk så vänligen fyll i vår utträdesblankett som du hittar på hemsidan eller genom att kontakta oss.

 

3.2 Anställd personal

Personuppgifter som är direkt kopplade till anställda i Proval utöver de uppgifter som inkluderas i punkten ovan rörande kandidater (3.1).

Den anställdes personinformation omfattas av information som enligt lag krävs samt information såsom hälsouppgifter, anhöriguppgifter med avseende på Provals ansvar som arbetsgivare. Medgivande för information som inte har direkt koppling till t.ex. bokföringslagen, såsom anhöriginformation, intas.

 




3.3 Nuvarande och potentiella kunder för Proval

Proval kommer ändamålsenligt behandla kontaktpersoners personuppgifter rörande nuvarande kunder samt potentiella kunder för att bibehålla och utveckla sin verksamhet. Information avseende pågående och avslutande uppdrag hanteras baserat på aktuella avtal och enligt gällande rådande lag.

För gamla, befintliga och nya presumtiva kunder insamlas och behandlas uppgifter såsom namn, adress, e-postadress, befattning, ansvarsområden och andra uppgifter som är nödvändiga för tillhandahållande och uppföljning av Provals aktuella tjänsteutbud samt för att möjliggöra framtida affärsrelationer.

 

3.4 Nuvarande och potentiella nya leverantörer till Proval

Proval kommer ändamålsenligt behandla kontaktpersoners personuppgifter rörande nuvarande leverantörer samt nya potentiella leverantörer för att bibehålla och utveckla sin verksamhet. Information avseende pågående och avslutande leverantörsförhållanden hanteras baserat på aktuella avtal och enligt gällande rådande lag.

Sådana uppgifter utgörs bland annat av namn, adress, e-postadress, befattning, ansvarsområden och andra uppgifter som är nödvändiga för tillhandahållande och uppföljning av Provals aktuella tjänsteutbud samt för att möjliggöra framtida affärsrelationer.

 




3.5 Personuppgifter med avseende på marknadsföringsändamål

Proval har som mål att tillhandahålla kvalitativa konsulttjänster inom interrimsuthyrning, rekrytering och konsultlösningar.

Vi marknadsför oss aktivt mot potentiella kunder samt potentiella kandidater via utskick via kanaler såsom Facebook, LinkedIn, riktade mailutskick samt utskick i form av nyhetsbrev för att gagna Provals verksamhet och dess utveckling.

Med avseende på detta kommer personuppgifter i form av namn, adress, e-postadress, befattning, ansvarsområden och andra uppgifter som är nödvändiga för tillhandahållande, uppföljning och utveckling av Provals aktuella tjänsteutbud och affärsrelationer att sparas.

I det fall du inte längre önskar emotta marknadsföringsmaterial kan du kontakta oss och ange att du inte önskar bli kontaktad i marknadsföringssyfte.

 

3.6 Insamling av personuppgifter via vårt kontaktformulärdata

På vår hemsida finns det kontaktformulär i vilket man fyller i, enligt oss, nödvändig och ändamålsenlig information för att vi ska kunna återkoppla till er.

Denna insamlade information och behandling av denna sker med stöd av en intresseavvägning. Informationsinsamlingen är nödvändig för att vi ska kunna tillhandahålla våra tjänster och besvara förfrågningar såsom t.ex. svara på frågor och skicka nyhetsbrev, eventinbjudningar etc.

Ingen personlig information kommer lämnas ut till tredje part med avseende på GDPR och vår interna sekretess rörande kunder och leverantörer.

 

3.7 Cookies på hemsidan

Vi använder oss av cookies på vår hemsida för att vår digitala tjänst ska bli en bättre användarupplevelse. Cookies är en textfil och ett vanligt hjälpmedel på Internet vid sidhantering. I samband med att du godtar denna policy samtycker du till att vi använder cookies som ett förbättringsverktyg på vår hemsida. Proval insamlar ingen annan data från dessa cookies.

Besökaren på vår hemsida kan i sin webbläsare blockera cookies och ta bort redan lagrade cookies. Detta kan i vissa fall försämra funktionaliteten och upplevelsen av websidan. Läs mer på www.minacookies.se

 




4. Skyddet för personuppgifter

Proval har vidtagit lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda personuppgifter mot förlust, missbruk, obehörig åtkomst, avslöjande, ändring och förstörelse.

För att säkerställa att personuppgifter behandlas på ett säkert och konfidentiellt sätt använder vi oss av datanätverk som är intrångsskyddade med bland annat brandväggar och lösenordsskydd.

Provals anställda samt underkonsulter är bundna av sekretessavtal och är skyldiga att följa våra regler för informations- och IT-säkerhet, denna Integritetspolicy och andra interna föreskrifter som ytterligare reglerar behandlingen av personuppgifter.

 




5. Personuppgiftsbiträde

I de fall Proval (anställd/konsult) behandlar personuppgifter som ett personuppgiftsbiträde sker det på uppdrag av tredje part och Proval är då bundet av de instruktioner som utdelats och förmedlats av tredje parts personuppgiftsansvarige.

I dessa situationer kan Proval inte garantera att sådan behandling kommer att ske i enlighet med denna Integritetspolicy. Proval kommer alltid säkerställa att behandling sker i enlighet med tillämplig lagstiftning och i möjligaste mån i enlighet med denna Integritetspolicy.

 

6. Delning av personuppgifter internt inom Proval

Proval är ett mindre konsultbolag med ett fåtal anställda. Varje process hanteras av den rekryteringskonsult som har dediceras ansvar för uppdraget.

För att uppnå bästa synergi och utfall för såväl kandidat som kunden och möjliggöra bästa möjliga resultat så delas information i viss mån internt inom rekryteringsteamet. Delning av information anser vi vara nödvändig för att så snabbt och effektivt som möjligt kunna erbjuda kandidater och anställda relevanta och spännande uppdrag samt att erbjuda våra kunder den bästa kompetensen och, enligt vår bedömning, den bäst lämpade personen för den aktuella tjänsten eller uppdraget.

Delning av information utgörs främst av kandidatens namn samt kompetens. Kundens information avseende vilken typ av kompetens, uppdragets/tjänstens karaktär, tid etc. Endast information som är väsentligt för det aktuella tjänsten/uppdraget delges.

Informationsdelning förutsätts ske inom ramen för GDPR och endast ändamålsenlig och relevant information för att lösa den aktuella tjänsten, uppdraget, konsultuppdraget behandlas.

 

7. Delning av personuppgifter utanför Proval

Proval kommer inte sälja, lämna ut eller sprida personuppgifter till tredje part, med undantag för vad som anges i denna Integritetspolicy.

Personuppgifter kommer dock lämnas till annan extern part enligt lag. Samt inom ramen för den aktuella tjänsten, interimuppdraget eller konsultuppdraget. Sådan information är baserad på att Proval har en affärsuppgörelse med motparten i form av ett interims-/konsultuppdrag och konsulten/underkonsulten måste får tillgång till tex kunds paressystem, dator och annan utrustning som är direkt förknippade med tjänsten/ uppdraget.

Information till tredje part tillföljd av åtagande såsom arbetsgivare vilket omfattar olika typer av myndighetsrapportering såsom skatteverket, pensionsmyndigheten, försäkringskassan etc. Delning av information till företag som är direkt kopplade till Provals anställda, såsom pensionsförsäkringsföretag, revisorer, extern redovisningsbyrå, görs enligt avtal och enligt upprättat personaluppgiftsbiträde då detta är aktuellt.

Information till tredje part medges inte förrän denne kan påvisa att de hanterar sina personuppgifter i enlighet men en integritetspolicy som stöder GDPR.

 




8. Borttagning av information

Vi är måna om att du ska känna dig trygg och vilja vara en del av vårt nätverk. Självklart tar vi bort all din information efter dina önskemål.

 

8.1 Kandidater /sökande till annonserade tjänster

Kandidater som registrerar sitt CV via vår portal https://careers.proval.se (efter 2018-05-25) gör detta i rekryteringssystemet TeamTailor. I detta kan du som användare själv ändra och uppdatera information samt radera ditt profilkort helt. Se mer information på https://www.teamtailor.com/sv.

Kandidater som har insänt sina personuppgifter inkl. CV, personligt brev etc. före 
2018-05-25 använder sig av utträdesformuläret som kan laddas ner från vår hemsida. Där skriver ni in era uppgifter och att ni vill vi tar bort all information avseende era personuppgifter från vår kunddatabas, undertecknar samt sänder in denna till oss via mail eller postledes. Postadress återfinns på hemsidan.

 

8.2 Kunder, presumtiva kunder och leverantörer

Personuppgifter i form av kunduppgifter som sparats med avseende av pågående och framtida möjliga affärsrelationer kan tas bort i den mån det inte strider emot annan lagstiftning enligt stycket avseende ”sparade av personuppgifter”.

 

8.3 Borttag av personuppgifter med avseende på marknadsföringsändamål

Personuppgifter som Proval använder för marknadsföringsändamål i samband med utskick om t.ex. lediga kandidater, kommande aktiviteter, i form av nyhetsbrev kan mottagaren avregistrera sig på genom att använda sig av avregistreringslänken som återfinns i samband med varje utskick.

 

9. Dina rättigheter

Du har rätt att begära tillgång till dina personuppgifter och få information bland annat om vilka personuppgifter som finns lagrade hos oss, ändamålen med behandlingen av dessa personuppgifter, de mottagare eller kategorier av mottagare till vilka personuppgifterna har eller ska lämnas ut, den förutsedda period eller kriterierna för att fastställa under vilken period personuppgifterna kommer att lagras.

Du har även rätt att begära att dina personuppgifter rättas eller raderas eller att behandlingen av dina personuppgifter i vissa fall begränsas. Du har även rätt att i vissa fall invända mot behandling.

Du har alltid rätt att återkalla ditt samtycke till att vi behandlar dina personuppgifter. Vi har dock rätt att fortsätta behandla dina personuppgifter i den mån det behövs för att kunna fullgöra våra skyldigheter mot dig som avtalspart samt för att uppfylla krav enligt gällande rätt.

För det fall du önskar få de personuppgifter du lämnat överförda i syfte att kunna använda dem på annat håll (dataportabilitet) ber vi dig kontakta oss.

Du som anser att dina personuppgifter har behandlats i strid med gällande lagstiftning har alltid rätt att lämna in ett klagomål till Datainspektionen.

 





10. Ändringar i denna integritetspolicy

Proval förbehåller sig rätten att revidera denna Integritetspolicy från tid till annan. Datumet för den senaste ändringen anges i slutet av Integritetspolicyn.

I det fall vi gör ändringar i Integritetspolicyn kommer vi att publicera dessa ändringar på vår hemsida. Vi rekommenderas därför att du regelbundet håller dig informerad om eventuella förändringar av Integritetspolicy via vår hemsida.

Om det skulle bli väsentliga ändringar i vår Integritetspolicyn på ett sätt som väsentligt skiljer sig från vad som angavs när ditt samtycke samlades in, kommer vi att underrätta dig om dessa förändringar och vid behov be dig om att på nytt samtycka till Provals personuppgiftsbehandling.

 

11. Personuppgiftsansvarig

Vid frågor rörande denna integritetspolicy och hanteringen av personuppgifter är du varmt välkommen att kontakta oss.

Ansvarig person för hantering av personuppgifter hos Proval AB är:

Thomas Sjöström
VD, Kund- och Konsultansvarig
070-550 65 77

Ytterligare kontaktuppgifter finns på hemsidan under sidan Kontakta oss.